Proforma Fatura Nedir ve Nasıl Hazırlanır ?

Proforma kelime olarak ön fatura anlamına gelmektedir, proforma yerine ön fatura da denilebilir. Buna karşın pek çok kişi proforma demeyi tercih etmektedir. Bir belge olarak hazırlanan proforma, satış öncesinde hazırlanır ve müşteriye sunulur. Proforma genel olarak faturanın kesilmeden önceki son halini ve detaylarını içerir. Bu evrak genellikle zorunlu olmasa da bazı bankacılık ve ihracat işlemlerinde kesinlikle gerekebiliyor. Yurtiçinde de bu dosyayı müşteriniz için hazırlamak, karşı tarafa işinize verdiğiniz ciddiyeti aktarmak için harika bir yöntemdir. Müşteri, kaşelenmiş proformada alıcı, satıcı ve ürün hakkında detayların yanında satış koşullarını da gördüğü zaman güven duygusu pekişmektedir.

İhracat veya yurtiçi satış olsun her ikisinde de müşteriniz sizden proforma fatura isteyebilir. Bu şu anlama gelmektedir; müşteri sizden faturayı nasıl keseceğinizi, miktarı, ödeme şeklini, teslimat şeklini ve diğer ayrıntıları yazılı olarak istemektedir.

Hazırladığınız evrakta her şeyi eksiksiz ve doğru olarak yazdığınızdan emin olunuz, aynı proformayı fiyat haricinde 2 defadan fazla revize edip tekrar gönderirseniz bu müşterinize karşı hoş olmayacaktır. Genellikle 1 kerede hatasız hazırlanıp iletilen proformalar alıcıya satıcının işe ne kadar hakim olduğunu da gösterir niteliktedir.

Proforma müşteri tarafından kaşelenip onaylandığında bu, “Bu satışı kabul ediyoruz, faturayı kesebilirsiniz.” demektir. Bir bakıma Proforma Faturalar iş hayatında kolaylık sağlayan bir belgedir çükü bu belgeler ile birlikte ticaret yapan iki firma arasında konuşulan hem yazıya geçmiş olur hem de kesilecek faturalarda yapılabilecek hataların önüne geçilmiş olur.

Proforma Fatura mı ? Proforma mı ?

Genelde proforma diye tabir edilen belge aslında “proforma faturadır” çünkü kelime olarak faturanın ön şekli anlamına gelmektedir fakat iş hayatında kısaca proforma olarak bilinir.

Proforma Nasıl Hazırlanır ?

Genelde Microsoft Excel üzerinden hazırlanan proforma faturalar. Şık bir şablonla hazırlanır. Sağ üste proforma numarası ve tarihi gelir, sol üst tarafa ise alıcı- satıcı bilgileri.

  Dolar Alıp Satarak Para Kazanılır Mı?

Gövde dediğimiz kağıdın orta kısmında ise satılacak malların detaylı listesi bulunur. Hemen altında da müşteriye göre adet, teslimat ve ödeme şekli gibi bilgiler eklenir. Antetli kağıt kullanmanızı tavsiye ederim.  Kısaca proformada bulunması gereken bilgiler şunlardır;

  • Satıcı Firma bilgileri ( Firma Unvanı, Açık Adres, Telefon ve Faks bilgileri gibi)
  • Alıcı firma bilgileri (Firma Unvanı, Açık Adres, Telefon ve Faks bilgileri gibi)
  • Satılacak Ürünlerin Kodları ve Özellikleri
  • Ürünlerin Miktarları ve Birim Fiyatları
  • Ürünlerin Paketlenme Şekli
  • Toplam Ürün Bedeli
  • Ödeme şekli (LC,TT vs)
  • Teslim Şekli ( FOB,CIF vs)

Eğer ihracat ise;

  • İhracatçı banka bilgileri ( IBAN No, Swift Numarası gibi)
  • Yükleme zamanı ve limanı,
  • Varış zamanı ve limanı

Bu bilgiler proformada mutlaka yer almalıdır.

Proformada Kullanılabilecek İngilizce Kelimeler

İngilizce hazırlanan dosyalarda bazı terimleri internetten kolayca bulamayabilirsiniz. Aşağıdaki listedeki kelimeler işinizi görecektir.”/” İşareti ile ayırdıklarımdan sadece birini kullanın çünkü diğerleri ile aynı anlamdadır.

SELLER/SENDER: Satıcı firmanın ünvanı, adresi, telefonu, gerekiyorsa vergi numarası.

EXPORTER/ BENEFICIARY : Satış ihracat olarak yapılacaksa; satıcının ünvanı, adresi, telefonu.

BUYER/RECEIVER : Satın alan firmanın ünvanı, adresi, telefonu, gerekiyorsa vergi bilgileri.

DESCRIPTION OF GOODS :  Genel olarak malların tanımı.

AIRWAYBILL : Havayolu teslimatına ait konşimento.

QTY / NUMBER OF PIECES : Toplam ürün sayısı.

TOTAL GROSS WEIGHT : Toplam Brüt Ağırlık

TOTAL NET WEIGHT : Toplam Net Ağırlık

COMMODITY CODE / TARIFF / GTIP / HS CODE  :  Gümrük Kodu

COUNTRY OF ORIGIN :  Malın Menşesi anlamındadır. Türkiye içine “THE ORIGIN OF GOODS ARE TURKEY” yazabilirsiniz.

CURRENCY : Para birimi , döviz cinsi

Terms Of Payment  : Ödeme Şekli (Peşin, Mal Mukabili, L/C , Vesaik Mukabili vs)

Terms of Delivery : Teslimat Şekli (EXW, FOB, CIF, CPT, CFR vs) Ayrıca Incoterm belirtmek ciddiyet katar.

  PayPal Türkiye'den Çekildi Alternatifleri Bunlar

Ayrıca iş hayatında “Nihai Proforma” olarak bilinen bir belge daha vardır, şimdi bundan bahsedelim.

Nihai Proforma Nedir ?

Müşterinizle görüştükten sonra bir taslak hazırladınız ve fatura öncesi müşterinize proforma hazırlayarak onayı istediniz. Her şey buraya kadar tamam fakat, iş hayatında her zaman sorunlar çıkabileceğini unutmayın. Ne tarz sorunlar olabilir ? Örneğin proforma kabul edilmiştir fakat, gelen araca veya konteynıra mallar sığmayabilir, müşteri son anda listede değişiklik yapabilir, bazı mallar yükleme zamanına yetişmeyebilir veya nakliyecinin geç gelmesi olabilir. Bunlar ve benzeri bir çok sorunla karşılabilirsiniz.

Sorunlarla karşılaşıp çözdükten sonra proformada değişiklik yapmak ve müşterinize iletmek zorundasınız. Tekrar onay aldıktan sonra proformayı nihai proformadır diye belirterek artık ihracat operasyoncusuna, muhasebecinize veya müşterinize iletebilirsiniz.

Yardım almak için aşağıdaki yorum bölümünden bize yazabilirsiniz.

9 Comments

  1. Çok güzel bir makale olmuş hocam teşekkürlerimi sunarım , gayet bilgilendirici bir yazı olmuş ellerinize sağlık

  2. Proforma kesildikten sonra normal fatura kesilmesi mecburmudur ? Yani bir yükümlülüğü resmiyeti varmıdır bu Proformanın ?

    Teşekkürler.

    1. Eğer proformada her iki tarafında kaşeli onayı var ise ve sözleşme niteliği var ise belirtilen tarihe kadar fatura kesilmesi gerekir. Eğer resmi bir dayanak yok ise hayır normal fatura kesmek mecburi değildir.

  3. Preforma fatura isteyen bir müşterim var kosgeb için kullanılıyormuş bu fatura önceden kesilmişti tekrar kesilmesin ir sakınca olurmu müşteri önceki yapılan iş için preforma fatura istiyor ve daha öncesinde işini yaptık ve parasını aldık.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir